(Un articolo pubblicato sull'edizione di dicembre della rivista CBR) - Il mercato degli enterprise portals (infrastrutture aziendali in grado di garantire l’accesso e l’interazione con gli asset informativi aziendali quali contenuti, applicazioni, processi aziendali, e persone da parte di knowlede workers), sembra non soffrire della crisi in atto che sta interessando il mercato IT e manifestare segnali di vitalità importanti sia in ambiti di impiego tradizionali sia innovativi. Stiamo forse assistendo ad un cambio di paradigma determinato dalle nuove tecnologie Web 2.0 e dalla maggiore facilità con cui gli utenti della rete possono partecipare alla produzione di nuovi contenuti in collaborazione con altri e condividerli con loro attraverso nuovi strumenti e ambienti di social networking online. Questo cambiamento, nato sulla rete di tutte le reti, si sta trasferendo sempre più rapidamente anche all’interno delle aziende favorendo il diffondersi di nuove tecnologie e strumenti collaborativi ma soprattutto andando ad incidere su comportamenti, processi decisionali, produttività e flussi di lavoro.

Tutto passa attraverso una maggiore facilità con la quale le persone coinvolte nei processi aziendali sono in grado di produrre nuova intelligenza e conoscenza e di condividerla in modo efficace per raggiungere obiettivi personali, organizzativi e aziendali.

Questa maggiore facilità nella produzione di nuovo valore per le varie reti di valore che caratterizzano l’azienda del terzo millennio trova nei portali collaborativi aziendali linfa vitale per la costruzione e fornitura di nuovi servizi e prodotti, per la realizzazione di progetti e di programmi utili a coltivare relazioni durature nel tempo che servono a ridurre il total cost of ownership (TCO) operativi ( costo della vendita, del marketing, del customer service ecc.) e ad aumentare il ROI ( return on investment ma anche return on influence) aziendale.

Un po’ di storia

L’evoluzione a cui stiamo assistendo viene da lontano. I primi portali aziendali erano caratterizzati dalla semplice capacità di permettere l’organizzazione online degli asset aziendali e di favorire la ricerca, il ritrovamento e l’accesso alle informazioni. L’architettura di questi portali era elementare, poca cura veniva data alla forma di presentazione dei contenuti, non esistevano standard o regole di governance condivise, anche se veniva comunque garantito un “single point of entry” che facilitava attività lavorative e migliorava la produttività. La crescita costante del volume delle informazioni online ha portato nel tempo all’introduzione di tassonomie  ben definite in grado di rendere più semplice il ritrovamento e l’accesso alle informazioni, all’introduzione di strutture a cartelle per organizzare e dare forma ai contenuti, alla definizione di ruoli e privilegi individuali legati ai ruoli professionali e alle responsabilità dei singoli utenti all’interno dei processi e delle organizzazioni aziendali. Il salto evolutivo successivo ha portato a Portali più legati all’azione e all’operatività che hanno trasformato capacità funzionali in un reale ‘user enablement’. Questa fase è stata caratterizzata da una migliore esperienza online dell’utente sempre più guidata da contesti personalizzati e contenuti di business e sempre meno da categorie informative. L’introduzione di nuove logiche applicative hanno permesso maggiore interazione sia a livello transazionale che di flussi di lavoro e  l’introduzione di modalità di lavoro collaborativo che hanno interessato i cosiddetti knowledge workers e le loro pratiche di lavoro. In questa fase il portale aziendale si è affermato sempre più come fattore critico di successo e come strumento e piattaforma strategica per l’integrazione delle attività aziendali. Il primo vero salto di paradigma è avvenuto con l’affermarsi di portali aziendali intelligenti legati alle pratiche aziendali che facevano dell’accesso alle informazioni online non più un fine ma un mezzo. Questi portali sono diventati strumenti importanti di comunicazione e informazione e per interventi di change management, sono andati ad integrare nella user experience online programmi strategici utili a meglio coordinare progetti e flussi di lavoro complessi e ad estendere al capitale umano e sociale la possibilità di creare valore a tutti i livelli dell’azienda. Nella realtà attuale le nuove tecnologie innovative mettono oggi il portale aziendale al centro delle relazioni tra i vari attori delle filiere produttive e distributive ma anche delle attività legate al business aziendale. Il portale è diventato lo strumento di intermediazione e di sincronizzazione tra il canale online e quello offline ma anche con device addizionali quali quelli mobili. Le nuove tecnologie, facilitando la partecipazione e la collaborazione, finiscono per avere impatti maggiori sia sullo scopo dei portali sia sul loro contributo in termini di TCO e ROI, di estendere la rete che caratterizza oggi l’azienda estesa e globale e di modificare il modo con cui le persone lavoreranno e interagiranno nel futuro.

La fase evolutiva attuale

La parola magica (buzzword) di riferimento odierna è ‘sociale’ perché sociale è il fenomeno del networking, sociale è la logica che fa funzionare il nuovo software che da forma alle tecnologie innovative e Web 2.0, sociale è l’approccio che sta plasmando le aziende e le organizzazioni del futuro, sociale sta diventando il marketing che si rivolge ad un cliente/utente/consumatore sempre più ‘prosumer’ (attore e protagonista della propria esperienza all’acquisto) e meno consumer (attore passivo e semplice utilizzatore). La collaborazione e la condivisione sono alla base della socialità ma anche elementi fondamentali dell’operatività quotidiana di ogni azienda e organizzazione produttiva. Venute meno le vecchie metafore di accesso alle informazioni, ritenute ormai inefficienti e poco rispondenti ai bisogni attuali, si è aperto uno spazio infinito ed inesplorato nel quale i portali aziendali stanno trovando un nuovo ruolo strategico finalizzato all’incremento della produttività, all’efficienza dei processi e al miglioramento della knowledge workers experience. Questo ruolo strategico si sposa perfettamente con le nuove metafore e le nuove tecnologie che definiscono i paesaggi e gli ecosistemi Enterprise 2.0. Il software 2.0 con la sua promessa di maggiore interazione tra gli utenti e accesso a risorse dinamiche che cambiano nel tempo  sta mettendo in crisi il modello generalista e statico di molti portali aziendali e focalizzando attenzione, budget e innovazione sui processi di business e sulle sfide che attendono le aziende per avere successo nel competere meglio sul mercato globale e nel trattenere i propri clienti fidelizzandoli. In questo contesto mutato, molte aziende già ora, e sicuramente nella prima metà del 2010, approfitteranno della crisi per sostituire e/o rivedere le loro intranet e portali aziendali e per dotarsi di nuovi strumenti capaci di tradurre in realtà e progetti le molte promesse del software sociale e collaborativo. La sfida tecnologica e applicativa che si prospetta ai direttori dei sistemi informativi aziendali sta tutta nella capacità di costruire nuovi framework più integrati per l’accesso alle applicazioni aziendali e alle informazioni tenendo conto della rivoluzione avvenuta nel frattempo grazie al fenomeno Enteprise 2.0 in termini tecnologici ma soprattutto culturali, comportamentali e mentali. La definizione di questi framework richiede una investigazione attenta sul mercato volta ad identificare le nuove generazioni  di soluzioni e di software emergenti che avranno grandi impatti sulle strategie online aziendali. Nel cimentarsi in questa ricerca un’attenzione particolare deve essere rivolta alla componente sociale delle nuove tecnologie e al livello di convergenza tecnologica e funzionale offerta agli utenti dalle soluzioni dei vendor disponibili sul mercato. La convergenza tra portali aziendali e social networks sta già avvenendo e interessando soluzioni quali WebSphere Portal di IBM ma anche ambienti di social networking pubblici quali Facebook e Twitter che stanno per definizione al di fuori dei confini aziendali. Sul piano più strettamente tecnologico e infrastrutturale l’evoluzione dei portali aziendali deve tenere conto sia delle nuove architetture SOA finalizzate a standardizzare il modo con cui le applicazioni Web vengono utilizzate, sia del cloud computing e della fornitura di soluzioni software sotto forma di servizio (SaaS). I portali aziendali sono le porte di ingresso naturali verso i nuovi servizi e l’interfaccia che unisce l’utente ai dati e alle informazioni aziendali. Rispetto al passato però queste porte non danno su un’unica stanza ( single point of access ad un’unica applicazione o set di funzionalità ) ma offrono viste diverse e modificabili da parte dell’utente degli stessi dati o informazioni.

Il mercato dei vendor

Come indicato da Gartner Group nel suo report 2009 l’industria che caratterizza l’offerta di soluzioni per i portali aziendali non sembra manifestare segni di cedimento anche se si è ulteriormente consolidata (Oracle, SAP, Micorsoft, Vignette, BEA, IBM e altri emergenti). Un fenomeno a sé stante è l’emergenza di nuovi fornitori (Red Hat Jboss, Covisint e Liferay per portali aziendali orizzontali), che hanno fatto delle tecnologie open source la loro strategia competitiva in un mercato ormai maturo. Il concetto di portale è nel frattempo evoluto fino a comprendere l’intera presenza sul web dell’azienda volta a interagire, comunicare e fare business con il proprio target sia esso di tipo B2B o B2C. Il portale aziendale si è cioè esteso in dimensioni, in audience e funzionalità andando ad integrare funzionalità quali il social networking, il social tagging, il blogging e i wikis tipiche del mondo consumer del web. Questa evoluzione finirà per interessare anche le scelte sui vendor, sulle soluzioni e le tecnologie. Non necessariamente in futuro verranno scelte soluzioni software all-contained o suite di prodotti più o meno integrati con funzionalità e workflow da portali aziendali. Potrebbe prevalere un approccio ibrido condizionato dalla verticalità o orizzontalità del portale da costruire, dalle esigenze specifiche delle unità organizzative aziendali coinvolte e dai vincoli applicatii esistenti. La personalizzazione legata al contesto contenutistico è stata una caratteristica importante dei portali aziendali e delle tecnologie che li hanno resi possibili e continuerà ad essere oggetto di nuovi investimenti in ricerca e sviluppo anche nel prossimo futuro (contextual computing). Gli utenti sperimenteranno sempre più la socialità delle nuove tecnologie attraverso strumenti e funzionalità finalizzate a fornire l’accesso a portali diversi in modalità semplice e su percorsi personalizzati ( myportal, personal portal page ecc.) perché frutto di una qualche forma di aggregazione applicativa. Da questi percorsi emergerà la componente sociale dei portali aziendali futuri e il nuovo stadio di evoluzione di una soluzione software sempre più fondamentale per le strategie interne ( organizzazione, processi e modelli di business) ed esterne ( comunicazione, transazioni e relazioni) delle aziende.

Conclusioni

Il mercato dei portali aziendali negli ultimi cinque anni è completamente cambiato sia perché si è andata consolidando l’offerta, sia perché l’enfasi è andata nel tempo spostandosi sempre più dalla tecnologia al bisogno degli utenti e della loro user experience online. I portali aziendali sono ormai percepiti dagli utenti finali come interfacce naturali e visibili di piattaforme tecnologiche estese che superano i confini dei silos aziendali, dell’organizzazione di appartenenza e dell’azienda. Il cambiamento avvenuto non poteva non essere influenzato dalle nuove tecnologie 2.0 e dal fenomeno del social networking. In questo contesto la socializzazione dei portali aziendali appare un trend inevitabile e in grado di generare nuovo valore sia a livello personale che aziendale. Interessante sarà però, durante il 2010 e negli anni a seguire, osservare in che modo questo fenomeno si realizzerà e soprattutto se interesserà anche realtà più tradizionaliste e restie all’innovazione collaborativa come l’Italia. La convergenza funzionale in atto che favorisce il ricorso alla stessa tecnologia per realizzare portali diversi e semplifica la scelta delle soluzioni e dei prodotti da utilizzare per soddisfare le esigenze di audience eterogenee potrebbe però fare la differenza e accelerare il cambiamento di cui anche le aziende e le organizzazioni pubbliche e private del nostro paese hanno tanto bisogno.